辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)是我公司在總結(jié)多年來(lái)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域中的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)及項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上推出的一套現(xiàn)代化辦公的通用軟件產(chǎn)品。以服務(wù)為主旨、以現(xiàn)代化辦公和全面信息服務(wù)為目標(biāo)，綜合提煉客戶(hù)的需求，從客戶(hù)的辦公習(xí)慣和思路出發(fā)，提供良好的交互界面和應(yīng)用平臺(tái)。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)是一個(gè)將現(xiàn)代辦公思想和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、多媒體等技術(shù)高度集成化，以達(dá)到提高辦公效率、解決企業(yè)信息交流和大規(guī)模協(xié)同工作，并為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供有力的決策支持等目的。辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)是企業(yè)辦公過(guò)程全面的信息解決方案。
1.系統(tǒng)思想
遍布全球的現(xiàn)代化企業(yè)決定著我們這個(gè)時(shí)代經(jīng)濟(jì)、政治與文化的發(fā)展。而企業(yè)的管理觀念、方式和手段無(wú)疑會(huì)極大地影響企業(yè)的效率和效益。現(xiàn)代化的管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，而幾乎所有的計(jì)算機(jī)辦公軟件都冠以"辦公自動(dòng)化"的名字。然而，越來(lái)越多的有識(shí)之士在企業(yè)向更大、更高規(guī)模發(fā)展的道路上，感到了這個(gè)概念正在漸漸成為企業(yè)發(fā)展的約束。管理是約束還是為"人"服務(wù)？工作中起根本作用的是計(jì)算機(jī)還是人？辦公軟件是目的還是手段？――海立信公司提出：辦公并不需要自動(dòng)化，辦公也無(wú)法自動(dòng)化；辦公僅需要計(jì)算機(jī)在溝通、協(xié)調(diào)、控制上提供輔助手段。
（一） 辦公與OA
什么是辦公？――這是個(gè)最基本的問(wèn)題。我們認(rèn)為：辦公就是管理。管理的概念，應(yīng)該是為"人"服務(wù)，是為了更高效地給辦公者提供一切必要的信息和手段，而不是約束。計(jì)算機(jī)的所有功能其終極目的都應(yīng)該是令使用者得到信息，得到便利。而辦公自動(dòng)化軟件就是實(shí)現(xiàn)這目的的手段。什么是OA？――對(duì)OA，傳統(tǒng)的解釋認(rèn)為OA是辦公自動(dòng)化："Office Automation"。但是我們認(rèn)為從更深一層的角度來(lái)講，OA應(yīng)該是辦公管理："Office Administration"。辦公不是一個(gè)機(jī)械的過(guò)程--機(jī)械過(guò)程需要自動(dòng)化，也能夠自動(dòng)化；而辦公是管理，是以人為核心的管理--管理不需要自動(dòng)化，也無(wú)法自動(dòng)化。辦公就是管理，管理的核心是人，所以提高辦公效率不能依靠自動(dòng)化，而應(yīng)提高人的主觀能動(dòng)性。OA應(yīng)該為人們?cè)谵k公管理的過(guò)程中提供溝通、協(xié)調(diào)、控制的輔助手段，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，即業(yè)務(wù)規(guī)范化和信息規(guī)范化。
（二） 3C―溝通、協(xié)調(diào)、控制
· 溝通(Communication)
溝通是員工之間協(xié)同工作的基礎(chǔ)，良好的交流環(huán)境和靈活的交流手段可以使員工之間方便的進(jìn)行工作交流和問(wèn)題討論。
· 協(xié)調(diào)(Coordination)
· 控制(Control)
控制是工作圓滿完成的指導(dǎo)和保證，完善的監(jiān)督控制手段可以使領(lǐng)導(dǎo)能夠全面了解各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，控制各項(xiàng)工作的進(jìn)度和質(zhì)量，保證工作圓滿完成。
（三） 目標(biāo)
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的目標(biāo)是3C，即為溝通、協(xié)調(diào)和控制，提供有效手段，使企業(yè)/單位能夠良好、高效、低成本的運(yùn)行。內(nèi)部各員工之間靈活的相互交流，方便的協(xié)同工作，以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)工作的監(jiān)督和控制。
同時(shí)，通過(guò)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，將有利于管理規(guī)范化和服務(wù)全面化。管理規(guī)范化包括業(yè)務(wù)規(guī)范化和信息規(guī)范化。通過(guò)3C，將在管理上優(yōu)化辦公過(guò)程、優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，即幫助實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。管理的規(guī)范化包括業(yè)務(wù)規(guī)范化和信息規(guī)范化。通過(guò)業(yè)務(wù)規(guī)范化，將幫助改造和完善現(xiàn)在正渴望吸取科學(xué)管理思想的辦公管理業(yè)務(wù)及其流程；通過(guò)信息規(guī)范化，將提出更多、更新的信息需求，并幫助歸納信息、減少信息的重復(fù)和不一致。通過(guò)加強(qiáng)交流，將為單位內(nèi)部和外部（包括客戶(hù)）提供更多的服務(wù)。主要包括三個(gè)方面：內(nèi)部信息服務(wù)、內(nèi)部信息對(duì)外服務(wù)、獲取外部信息服務(wù)。同時(shí)，這種信息與服務(wù)的交流并不只限于單位內(nèi)部，通過(guò)加強(qiáng)與其他單位或企業(yè)的交流與協(xié)作，將獲得越來(lái)越多的信息與服務(wù)，良性循環(huán)將使所有人獲得收益。
2.系統(tǒng)特點(diǎn)
· 全面支持瀏覽器應(yīng)用
客戶(hù)端全面支持瀏覽器，用戶(hù)可以通過(guò)瀏覽器得到各種信息服務(wù)，極大地適應(yīng)了用戶(hù)在不同環(huán)境和條件下的使用需求。
· 完善的安全機(jī)制
提供口令驗(yàn)證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等安全機(jī)制，可以將數(shù)據(jù)訪問(wèn)及讀寫(xiě)權(quán)限控制到每一個(gè)操作對(duì)象（如：數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔、視圖、表單、域等），給每一個(gè)用戶(hù)分配相應(yīng)的工作權(quán)限。
· 與系統(tǒng)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)保持無(wú)關(guān)性
可運(yùn)行在幾乎任何操作系統(tǒng)平臺(tái)上，對(duì)于不同廠家和版本的操作系統(tǒng)都有很好的支持，方便的接口工具可與各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
· 對(duì)象存儲(chǔ)，全文檢索
基于文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的客戶(hù)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息的管理具有很強(qiáng)的能力，完善解決全文檢索、文件版本管理、不同格式電子文檔、文檔長(zhǎng)度限制等問(wèn)題。
· 支持多協(xié)議電子郵件
為每一個(gè)用戶(hù)建立自己的電子郵件信箱，并且可以與其它常見(jiàn)的郵件機(jī)制很好的集成，方便用戶(hù)與外界的交流與協(xié)作。
· 靈活的設(shè)置，良好的適應(yīng)性
在總體設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮系統(tǒng)的靈活適應(yīng)性和可擴(kuò)充性，使系統(tǒng)可以適應(yīng)不同機(jī)構(gòu)之間辦公工作上的差別。系統(tǒng)還特別考慮了企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所發(fā)生的部門(mén)機(jī)構(gòu)調(diào)整、需求變動(dòng)等情況，使系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性。
3.技術(shù)框架
知識(shí)庫(kù)：支撐辦公系統(tǒng)及其他信息系統(tǒng)的信息資源。
應(yīng)用構(gòu)件：一個(gè)可以獨(dú)立存在、并可以組裝的辦公應(yīng)用。
功能構(gòu)件：一個(gè)可以獨(dú)立存在、并可以組裝的辦公功能。
中間件：實(shí)現(xiàn)特定功能的基礎(chǔ)元素。
信息通道：將用戶(hù)待處理或已處理的信息加工，并送到相應(yīng)的應(yīng)用構(gòu)件。
用戶(hù)工作平臺(tái)：用戶(hù)完成信息處理和查看的個(gè)人環(huán)境。
４.系統(tǒng)功能
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的功能包括：
· 通訊系統(tǒng)：包括,單位通知、收發(fā)郵件、系統(tǒng)內(nèi)部消息、通訊簿以及個(gè)人設(shè)置（綁定個(gè)人郵箱、密碼、系統(tǒng)提醒等）。
· 日常工作管理：用戶(hù)可以設(shè)置自己的日程、計(jì)劃安排，以及書(shū)寫(xiě)工作日志、工作匯報(bào)，還有會(huì)議模塊，用戶(hù)可以發(fā)起會(huì)議并可以以短信或者郵件的形式通知出席人，還可以打印簽到表，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要等。
· 工作流程管理：包括，流程設(shè)置（用戶(hù)可以自己設(shè)計(jì)表單以及流程）、印章管理。
· 公文管理：管理單位收發(fā)的公文，可以郵件轉(zhuǎn)發(fā)以及存檔。
· 文檔管理：包括單位公共文檔以及個(gè)人文檔。用戶(hù)可以自己設(shè)置文件夾、在線或者本地上傳文檔并支持在線編輯，這里還有回收站以保留用戶(hù)不小心刪除的文檔。類(lèi)似于目前比較流行的網(wǎng)盤(pán)。
· 組織機(jī)構(gòu)：這里是單位的具體組織情況，以單位而定。
· 項(xiàng)目管理：在這里可以查看項(xiàng)目的進(jìn)度信息、查詢(xún)報(bào)表以及合同信息。
·系統(tǒng)管理：用戶(hù)可以在這里設(shè)置用戶(hù)角色、系統(tǒng)日志、紅頭文件、系統(tǒng)菜單以及設(shè)置文件格式等。
4-1 辦公管理
"辦公管理"是辦公信息系統(tǒng)中最主要的組成部分。系統(tǒng)具有很強(qiáng)的適應(yīng)能力和靈活性，如：公文流程、角色的定義，痕跡的保留；簽報(bào)流程、模板的定義；檔案資料全面靈活的管理；會(huì)議管理對(duì)多會(huì)議室、多議程、多時(shí)間段的支持；對(duì)信訪的登記、分發(fā)和跟蹤；對(duì)車(chē)輛、圖書(shū)、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等資源的維護(hù)和利用。另外，利用辦公管理中的某些業(yè)務(wù)模型，可以實(shí)現(xiàn)更多的功能，例如：辦公室秘書(shū)處的機(jī)要文件管理，文書(shū)檔案處的收發(fā)室管理，辦公設(shè)備、圖書(shū)、固定資產(chǎn)、基建房產(chǎn)的管理，等等。
